Este documento describe la Política de gestión de reclamaciones de Chef Academy of New York ( queriendo decir "la escuela"), que se ha implementado para garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos relativos a la tramitación de las reclamaciones.
Utilización
Esta política se aplica a todos los empleados, funcionarios, directivos, representantes y asesores de la escuela.
Objetivo de Control
El objetivo de esta política es reducir al mínimo daño a nuestra reputación y reducir el riesgo de litigios por la gestión de quejas de nuestros clientes o clientes potenciales, de una manera eficaz y coherente, en forma oportuna.
Persona Responsable
El departamento de administración de Chef Academy queda designado como responsable de el uso de esta política, y de revisar esta política de forma periódica para asegurar que continúe cumpliendo con las leyes de la industria, reglamentos, directrices y mejores prácticas. El departamento de administración de Chef Academy también es responsable de comunicar la política de esta escuela a todos los empleados, funcionarios, directivos, representantes y asesores de la escuela.
Definiciones
Se considerará una queja cualquier declaración por escrito de un estudiante o cualquier persona que actúe en nombre de dicho estudiante alegando una queja relacionada con la conducta, negocios o asuntos de la escuela o cualquier empleado, representante, funcionario, directivo o consejero de la escuela.
Aunque la definición de "queja" se refiere a las quejas enviadas por escrito, puede haber casos en los que la escuela reciba una queja verbal de parte de un estudiante la cual estará garantizada de ser manejada de la misma manera que una queja por escrito. Esas situaciones dependerán de la naturaleza y la gravedad de las denuncias de los estudiantes y requieren el criterio profesional de la persona que haya recibido la queja.
Una queja debe incluir al menos uno de los tres elementos siguientes:
∙ Quejas sobre la escuela;
∙ Los posibles daños o perjuicios sufridos por el estudiante; o
∙ Solicitud de medidas correctivas.
Para tener una mayor certeza, los posibles errores que la escuela acepte como tales y proceda a corregir, no se considerarán quejas a menos que exista una repetición o recurrencia causando un agravio a un estudiante.
El registro de quejas es una base de datos que vale para rastrear elementos clave del proceso de quejas y su categoría con el fin de identificar tendencias o preocupaciones potenciales y para producir informes.
Requerimientos
La política de la escuela es:
(A) tratar las quejas de los estudiantes o estudiantes potenciales, de manera oportuna, eficaz, justa y coherente.
(B) registrar las quejas en el registro central de quejas y reclamaciones.
(C) Informar de las quejas y reclamaciones a la empresa cuyo producto está involucrado, así como, en su caso, a la empresa que patrocina la licencia del asesor.
Carta de Acuse de Recibo
Cuando la escuela recibe una queja, una carta de acuse de recibo debe ser enviada al estudiante en un periodo de 5 días laborables. Esta carta debe incluir lo siguiente:
∙ Nombre de la persona responsable de la tramitación de las reclamaciones de los estudiantes;
∙ Elementos clave de Política de reclamación de la escuela; y
∙ retraso esperado para la obtención de resultados.
Registro de Quejas y Reclamaciones
1. Todas las quejas deben ser comunicadas inmediatamente a el departamento de administración de Chef Academy of Nueva York;
2. Todas las quejas deben ser registradas en el Registro de Quejas. El Registro de Quejas debe, al menos, tener la siguiente información:
∙ Fecha de la queja;
El nombre de ∙el demandante;
∙ La naturaleza de la queja y de las circunstancias;
∙ Nombre de la persona la cual es el objeto de la queja;
∙ El producto o los servicios que son objeto de la queja; y
∙ La fecha y las conclusiones de la resolución dictada en relación con la denuncia.
3. Las quejas en el Registro de Quejas deben mantenerse durante un período de 7 años, a partir de la fecha de resolución.
Cambio de Procedimientos y Medidas Disciplinarias
El Departamento de administración de Chef Academy debe supervisar el registro de quejas y asegurarse que se tomen medidas disciplinarias apropiadas si es necesario y proporcionar recomendaciones para el cambio en los procedimientos de la compañía en caso oportuno.
